業務を進める中で、部署内ではさまざまなタスクを分担しています。それらのタスクをどうやって管理していますか？ 個人でタスクを管理することはもちろん大事ですが、個人のなかだけで管理されてしまうと個人商店化して、チームワークが発揮できなくなります。分担して業務を進めている以上、部署全体のタスク管理がとても重要です。部署内でタスクを共有することで、業務を円滑に進めましょう。
個人管理によって発生する問題
個人単位のToDo管理をおこなっていると、以下のような問題が起こります。
- 各人のタスク量が不明なため、タスクやリソースに偏りが発生
- 周囲の人がどういうタスクを持っているのかわからないから、手助けできない
- 個人で判断した優先度と、部署や組織全体で考えている優先度にズレが発生
ToDoを集約して共有!
ToDoを部署内で共有すると、以下のような効果があります。
- 各担当者の業務負荷がわかり、適切なタスク分配が可能になる
- 進捗・滞留の状況が見える化され、積極的・自発的に支援が可能になる
- 優先度の誤りに気づき、部署や組織全体の業務を考慮した優先度判断ができる
ToDoを共有・見える化することで、部署内の連携が強化され、より円滑に業務を進めることができるようになります。
カレンダー表示でより効果的に！
見える化
各担当者が抱えるタスクをカレンダービューで確認することで、 視覚的かつ容易に各人のタスク状況を把握できます。タスクの数、期日、進捗状況が見えることで各担当者の業務負荷や仕事のピークにも気づけます。これにより、管理者はタスク分配を考える際に適切な判断を下せるでしょう。
共有
各担当者のToDoが見える化されると、周囲との連携が加速します。だれがどんなタスクを抱えているのか、タスクが滞留していないかが見えるようになれば、積極的・自発的にフォローしあい、チームワークを発揮できるようになるでしょう。また、ToDoを共有することで個人が判断した優先度の誤りに周囲が気づき、チームの状況を見ながら調整できるようになります。その結果、組織として考える優先度にそって業務を進められるようになるでしょう。
ToDoの共有で業務推進力を高めよう
いかがでしたか？ ToDoを見える化することで、優先度判断とリソース管理の質を高めます。
さらに、共有により相互支援と連携を強化して組織の業務推進力を高めます。ToDoを共有・見える化することは、業務をより円滑に進めることへとつながるのです。
